Al menos 469 millones de libras. Esa cantidad la atribuyó en 2011 la oficina nacional de auditoría británica (National Audit Office, NAO) a haber pasado por alto a las partes interesadas en FiReControl, un gran programa público para los centros de control de bomberos.
Un caso, no una estadística
El informe de la NAO se refiere a un único proyecto. Eso no hace la cifra menos grave, pero la convierte en un caso y no en una ley. No se puede derivar de ella ningún porcentaje ni ninguna probabilidad, y no conviene intentarlo. Lo que sí muestra: una parte interesada que se pasa por alto puede convertirse después en una partida de coste mucho mayor que la conversación que no se tuvo.
El patrón que reconocerá
Supongamos que un ayuntamiento sustituye el sistema con el que se tramitan las solicitudes de licencia. Es un ejemplo ilustrativo, no un proyecto descrito. El documento del proyecto está bien elaborado. Recoge los riesgos del proveedor, la planificación, las licencias y la migración. La lista de partes interesadas incluye el comité director, el jefe de proyecto y el proveedor. El departamento de licencias, que trabaja cada día con el sistema, aparece como 'mantener informado'. El inspector no aparece.
Nadie ha hecho nada mal. La lista se elaboró a partir de quienes ya están sentados a la mesa. Una lista así rara vez nace de la desgana. Nace de la costumbre: se empieza por quienes ya se conocen. Ese es exactamente el mecanismo que hay que reconocer: una lista que solo contiene a quienes ya se conocen, porque son los que ya están en la mesa.
Dos preguntas para su propio análisis de riesgos
Tome su análisis de riesgos y haga dos preguntas sobre cada uno de los mayores riesgos. ¿Quién tiene interés en este riesgo, y esa parte ya ha sido escuchada? Y: ¿quién notaría antes este riesgo, pero no está en la reunión?
La segunda pregunta es la más difícil. Quienes usan el sistema a diario suelen notar las desviaciones antes que el comité director. Si falta esa voz, se pierde la señal, aunque la lista de riesgos tenga un aspecto impecable.
Qué hace y qué no hace RisicoRadar aquí
RisicoRadar revisa documentos de proyecto en cinco sectores de riesgo. Uno de ellos se llama Partes interesadas y comunicación. Así, el documento se revisa en ese sector. El producto no conoce a sus partes interesadas y evalúa el documento, no su proyecto. Un párrafo escaso sobre las partes interesadas dice algo sobre el texto. No puede decir si el proyecto es de bajo o de alto riesgo. Lo mismo vale al revés: un documento sin ese párrafo no equivale a un proyecto sin partes interesadas.
Además, detrás del resultado no hay ningún instrumento de puntuación validado. Use una señal como motivo para leer con espíritu crítico su propio texto, no como veredicto.
Por dónde empezar la semana que viene
Tome su próximo documento de proyecto y busque el párrafo sobre partes interesadas. Elija los tres mayores riesgos y pregunte por cada uno: ¿qué parte tiene interés en este riesgo, y esa parte ya ha respondido? Si para un riesgo la respuesta es 'nadie', sabrá por dónde empezar.