Mindestens 469 Millionen Pfund. Diesen Betrag führte der britische Rechnungshof (National Audit Office, NAO) 2011 auf das Übergehen von Beteiligten beim Programm FiReControl zurück, einem großen staatlichen Vorhaben für Leitstellen der Feuerwehr.
Ein Fall, keine Statistik
Die NAO-Prüfung betrifft ein einzelnes Projekt. Das macht den Betrag nicht weniger gewichtig, aber es macht daraus einen Fall und kein Gesetz. Daraus lässt sich weder ein Prozentsatz noch eine Wahrscheinlichkeit ableiten, und das sollten Sie auch nicht versuchen. Was sich zeigt: Ein übergangener Beteiligter kann später einen Kostenposten bilden, der weit größer ist als das Gespräch, das nicht stattfand.
Das Muster, das Sie wiedererkennen
Angenommen, eine Gemeinde ersetzt das System, mit dem Genehmigungsanträge bearbeitet werden. Dies ist ein illustratives Beispiel, kein beschriebenes Projekt. Das Projektdokument ist sauber aufgebaut. Es enthält die Risiken des Lieferanten, die Planung, die Lizenzen und die Migration. Die Beteiligtenliste nennt den Lenkungsausschuss, die Projektleitung und den Lieferanten. Die Abteilung Genehmigungen, die täglich mit dem System arbeitet, taucht als 'auf dem Laufenden halten' auf. Die Aufsichtsbehörde kommt nicht vor.
Niemand hat etwas falsch gemacht. Die Liste entstand aus denen, die ohnehin am Tisch sitzen. Eine solche Liste entsteht selten aus Desinteresse. Sie entsteht aus Gewohnheit: Man beginnt mit den Menschen, die man kennt. Genau dieses Muster sollten Sie erkennen: eine Liste, die nur die Parteien enthält, die man ohnehin kennt, weil sie bereits mit am Tisch sitzen.
Zwei Fragen zu Ihrer eigenen Risikoanalyse
Nehmen Sie Ihre Risikoanalyse und stellen Sie zu jedem der größten Risiken zwei Fragen. Wer hat hier ein Interesse, und ist diese Partei bereits gehört worden? Und: Wer würde dieses Risiko als Erster bemerken, sitzt aber nicht im Termin?
Die zweite Frage ist die schwierigere. Wer das System täglich nutzt, bemerkt Abweichungen oft früher als der Lenkungsausschuss. Fehlt diese Stimme, verpassen Sie das Signal, auch wenn Ihre Risikoliste ordentlich aussieht.
Was RisicoRadar hier leistet und was nicht
RisicoRadar prüft Projektdokumente auf fünf Risikosektoren. Einer davon heißt Stakeholder & Kommunikation. Das Dokument wird also auf diesen Sektor hin geprüft. Das Produkt kennt Ihre Beteiligten nicht und bewertet das Dokument, nicht Ihr Projekt. Ein dünner Absatz zu Beteiligten sagt etwas über den Text aus. Ob das Projekt damit risikoarm oder risikoreich ist, kann es nicht sagen. Umgekehrt gilt dasselbe: Ein Dokument ohne einen solchen Absatz ist nicht dasselbe wie ein Projekt ohne Beteiligte.
Außerdem steht hinter dem Ergebnis kein validiertes Bewertungsinstrument. Nutzen Sie ein Signal als Anlass, Ihren eigenen Text kritisch zu lesen, nicht als Urteil.
Womit Sie nächste Woche anfangen
Nehmen Sie Ihr nächstes Projektdokument und suchen Sie den Absatz zu den Beteiligten. Wählen Sie die drei größten Risiken und fragen Sie bei jedem: Welche Partei hat hier ein Interesse, und hat diese Partei schon reagiert? Lautet die Antwort bei einem Risiko 'niemand', wissen Sie, wo Sie zuerst ansetzen müssen.