Minstens £469 miljoen. Dat bedrag rekende de Britse Nationale Rekenkamer (National Audit Office, NAO) in 2011 toe aan het overslaan van belanghebbenden bij FiReControl, een groot overheidsprogramma voor brandweermeldkamers.
Eén casus, geen statistiek
De NAO-beoordeling gaat over één project. Dat maakt het bedrag niet minder hard, maar het maakt er wel een casus van en geen wet. Je kunt er geen percentage of kans uit afleiden, en je moet dat ook niet proberen. Wat je er wel uit haalt: een belanghebbende die je oversloeg, kan achteraf een kostenpost worden die veel groter is dan het gesprek dat je niet voerde.
Het patroon dat je herkent
Stel: een gemeente vervangt het systeem waarin vergunningaanvragen worden behandeld. Dit is een voorbeeld, geen beschreven project. Het projectdocument ziet er verzorgd uit. De risico's van de leverancier staan erin, de planning, de licenties en de migratie. De lijst met belanghebbenden bevat de stuurgroep, de projectleider en de leverancier. De afdeling vergunningverlening, die er dagelijks mee werkt, staat er als 'op de hoogte houden'. De toezichthouder komt niet voor.
Niemand heeft iets verkeerd gedaan. De lijst is gemaakt op basis van wie er al in het overleg zit. Zo'n lijst ontstaat zelden door onwil. Hij ontstaat door gewoonte: je begint met wie je kent. Dat is het mechanisme om te herkennen: een lijst die alleen de partijen bevat die je al kent, omdat die aan tafel zitten.
Twee vragen bij je eigen risicoanalyse
Neem je risicoanalyse en stel bij elk van de grootste risico's twee vragen. Wie heeft hier belang bij, en is die partij al gehoord? En: wie ziet dit risico als eerste, maar zit niet in het overleg?
De tweede vraag is de lastigste. De mensen die het systeem dagelijks gebruiken, zien afwijkingen vaak eerder dan de stuurgroep. Als die stem ontbreekt, mis je het signaal, ook als je risicolijst er netjes uitziet.
Wat RisicoRadar hier wel en niet doet
RisicoRadar scant projectdocumenten op vijf risicosectoren. Een daarvan heet Stakeholders & Communicatie. Het document wordt dus op die sector gecontroleerd. Het product kent je belanghebbenden niet en beoordeelt het document, niet je project. Een dunne paragraaf over belanghebbenden zegt iets over de tekst. Of het project daardoor risicoarm of risicovol is, kan het niet zeggen. Andersom geldt hetzelfde: een document zonder zo'n paragraaf is niet hetzelfde als een project zonder belanghebbenden.
Bovendien staat achter de uitkomst geen gevalideerd scoringsinstrument. Gebruik een signaal als aanleiding om je eigen tekst kritisch te lezen, niet als oordeel.
Waar je volgende week mee begint
Pak je eerstvolgende projectdocument en zoek de paragraaf over belanghebbenden. Kies de drie grootste risico's en vraag bij elk: welke partij heeft hier belang bij, en heeft die partij al gereageerd? Staat er bij één risico 'niemand', dan weet je waar je eerst naartoe gaat.