Le vendredi après-midi où un projet communal de digitalisation se termine, le business case est rangé au placard et aucun rapport d'évaluation ne revient jamais sur les bénéfices qui y étaient promis — c'est le cas pour la grande majorité des projets. Dutchmind construit six outils IA qui s'enchaînent et évaluent cette même documentation tout au long du cycle de vie d'un projet, de la première idée à l'évaluation finale.
Les six étapes du cycle de vie
CaseCheck évalue le business case : la justification de la raison pour laquelle un projet devrait tout simplement démarrer. Existe-t-il une alternative zéro sérieusement étayée, les bénéfices sont-ils estimés de manière réaliste, y a-t-il eu un véritable arbitrage entre options plutôt que la simple documentation d'une solution déjà choisie ?
PlanScore évalue le plan d'action : la traduction du business case en une approche exécutable. La planification est-elle réaliste, les rôles et responsabilités sont-ils clairement attribués, la gouvernance choisie correspond-elle à l'ampleur et à la complexité du projet ?
RisicoRadar analyse les risques du projet selon cinq catégories, avec un aperçu des principaux risques et des recommandations concrètes. Les risques sous-estimés au démarrage d'un projet comptent parmi les causes les plus fréquentes des dépassements ultérieurs.
StakeholderScan examine l'environnement du projet : qui sont les parties prenantes, quels sont leurs intérêts, et existe-t-il une approche démontrable pour les impliquer tout au long du projet plutôt que de découvrir après coup qu'une partie importante s'est sentie exclue.
RapportageScore évalue les rapports d'avancement produits pendant l'exécution même : le reporting périodique au comité de pilotage ou au commanditaire. Un bon rapport d'avancement signale les problèmes tôt et honnêtement, plutôt que de rester optimiste jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour ajuster le tir.
EvaluatieScore, la pierre finale de la suite, évalue le rapport d'évaluation après la clôture du projet : les bénéfices promis ont-ils été réalisés, y a-t-il eu un contrôle méthodologiquement indépendant, et les leçons sont-elles suffisamment concrètes pour être réellement appliquées au projet suivant.
Pourquoi cet ordre est plus qu'un argument marketing
Il est tentant de lire cela comme un discours commercial : six produits qui se sont trouvés construits l'un après l'autre. La logique sous-jacente est plus solide sur le fond que cela. Les catégories que ces six outils évaluent s'articulent en effet littéralement les unes avec les autres. Les bénéfices promis dans le business case (CaseCheck) sont précisément ceux dont EvaluatieScore vérifie après coup s'ils ont été réalisés. Les risques identifiés au démarrage (RisicoRadar) sont ceux qu'une évaluation devrait, après coup, indiquer comme s'étant matérialisés ou non, et si oui, comment on y a réagi. La planification issue du plan d'action (PlanScore) est la référence à laquelle une évaluation confronte le délai et le coût réels (catégorie 5 du référentiel EvaluatieScore : performance en matière de délais, coûts, qualité, portée et risques).
Autrement dit : chacun des six outils évalue un document au moment où il est établi, mais le contenu de ces documents constitue en même temps le point de référence pour l'étape suivante du cycle. Une organisation qui fait évaluer les six moments construit ainsi une chaîne continue de points de référence clairs, plutôt que six documents isolés, chacun évalué séparément, sans cohérence entre eux.
Le fossé que cette suite comble
Comme nous le décrivons dans un autre article, il existe aux Pays-Bas un fossé instrumental entre le contrôle obligatoire et institutionnalisé en amont (pensez à l'Adviescollege ICT-toetsing) et l'évaluation volontaire et souvent non structurée en aval. Ces six outils ne comblent pas ce fossé en créant une nouvelle obligation (ce n'est pas à Dutchmind de le faire), mais en rendant disponible, pour chaque phase, un instrument accessible et rapide qui applique néanmoins les cadres de sources faisant autorité (OCDE, PRINCE2, CIPP, la méthodologie britannique des Gates, le Five Case Model) sans nécessiter un lourd processus de contrôle externe.
Par où commencer
Toute organisation n'a pas à commencer par CaseCheck. Celle qui vient de clôturer un projet et souhaite pour la première fois vérifier sérieusement si son évaluation est substantielle commence logiquement par EvaluatieScore. Celle qui envisage un nouveau projet commence par CaseCheck ou PlanScore. La force de la suite ne réside pas dans un ordre imposé, mais dans la possibilité d'obtenir, quel que soit le stade où se trouve un projet, le même type de jugement précis et étayé par des sources.
Une organisation qui vient de terminer un projet fait vérifier son rapport d'évaluation sur dutchmind.com/producten/evaluatiescore — un verdict concret pour 15 € au lieu d'un simple document d'archives.
Sources
- OECD DAC Network on Development Evaluation (EvalNet) (2019), Evaluation Criteria (herzien, DCD/DAC(2019)58 FINAL) — one.oecd.org.
- HM Government / Cabinet Office–IPA (nu NISTA) (2021), Gate 5: Operations Review and Benefits Realisation (Assurance Portfolio Standard, V1.0) — assets.publishing.service.gov.uk.
- Stufflebeam, D.L. (2015), CIPP Model checklist (2e ed.) — rszarf.ips.uw.edu.pl.
- PRINCE2-praktijk — End Project Report en Lessons Report Template (prince2.wiki, secundaire bron, geen officiële AXELOS-manual).
- Tijdelijke commissie ICT-projecten (commissie-Elias), Eindrapport "Grip op ICT" + kabinetsreactie (2014/2015) — pianoo.nl.