Op de vrijdagmiddag dat een gemeentelijk digitaliseringsproject wordt afgesloten, gaat de business case de kast in en verschijnt er nooit een evaluatierapport dat teruggrijpt op de baten die daarin werden beloofd — dat gebeurt bij verreweg de meeste projecten. Dutchmind bouwt zes op elkaar aansluitende AI-tools die diezelfde documentatie langs de hele levenscyclus van een project toetsen, van eerste idee tot afgeronde evaluatie.
De zes stappen van de levenscyclus
CaseCheck beoordeelt de business case: de onderbouwing waarom een project überhaupt zou moeten starten. Is er een serieus uitgewerkt nulalternatief, zijn de baten realistisch geraamd, is er daadwerkelijk een afweging tussen opties gemaakt in plaats van een documentatie van een al gekozen oplossing?
PlanScore beoordeelt het plan van aanpak: de vertaling van de business case naar een uitvoerbare aanpak. Is de planning realistisch, zijn rollen en verantwoordelijkheden helder belegd, sluit de gekozen governance aan bij de omvang en complexiteit van het project?
RisicoRadar analyseert projectrisico's op vijf categorieën, met een overzicht van de grootste risico's en concrete aanbevelingen. Risico's die bij de start van een project worden onderschat, zijn een van de meest voorkomende oorzaken van latere overschrijdingen.
StakeholderScan kijkt naar de omgeving van het project: wie zijn de stakeholders, wat zijn hun belangen en is er een aantoonbare aanpak om ze gedurende het project te betrekken in plaats van pas achteraf te ontdekken dat een belangrijke partij zich buitengesloten voelde.
RapportageScore beoordeelt de voortgangsrapportages tijdens de uitvoering zelf: de periodieke rapportage aan stuurgroep of opdrachtgever. Een goede voortgangsrapportage signaleert problemen tijdig en eerlijk, in plaats van optimistisch te blijven totdat het te laat is om bij te sturen.
EvaluatieScore, het sluitstuk van de suite, beoordeelt het evaluatierapport ná afronding van het project: zijn de beloofde baten bereikt, is er methodologisch onafhankelijk getoetst en zijn de lessen concreet genoeg om daadwerkelijk te worden toegepast op het volgende project.
Waarom deze volgorde meer is dan marketing
Het is verleidelijk om dit als een verkooppraatje te lezen: zes producten die toevallig na elkaar zijn gebouwd. De onderliggende logica is inhoudelijk sterker dan dat. De categorieën die deze zes tools toetsen, grijpen namelijk letterlijk in elkaar. De baten die in de business case worden beloofd (CaseCheck) zijn precies de baten waarvan EvaluatieScore achteraf toetst of ze zijn bereikt. De risico's die bij de start worden geïdentificeerd (RisicoRadar) zijn de risico's waarvan een evaluatie achteraf zou moeten benoemen of ze zich hebben gemanifesteerd, en zo ja, hoe daarop is gereageerd. De planning uit het plan van aanpak (PlanScore) is de referentie waartegen een evaluatie de daadwerkelijke doorlooptijd en kosten afzet (categorie 5 van de EvaluatieScore-rubric: prestatie op tijd, kosten, kwaliteit, scope en risico).
Met andere woorden: elk van de zes tools toetst een document op het moment dat het wordt opgesteld, maar de inhoud van die documenten vormt tegelijk het referentiepunt voor de volgende stap in de cyclus. Een organisatie die alle zes momenten laat toetsen, bouwt daarmee een doorlopende keten van heldere referentiepunten.
Het gat dat deze suite adresseert
Zoals we in een ander artikel beschrijven, bestaat er in Nederland een instrumenteel gat tussen de verplichte, geïnstitutionaliseerde toetsing vooraf (denk aan het Adviescollege ICT-toetsing) en de vrijwillige, vaak ongestructureerde evaluatie achteraf. Deze zes tools dichten dat gat niet door een nieuwe verplichting te creëren (dat is niet aan Dutchmind om te doen), maar door voor elke fase een laagdrempelig, snel instrument beschikbaar te maken dat wél de kaders van gezaghebbende bronnen (OECD, PRINCE2, CIPP, de Britse Gate-methodiek, het Five Case Model) toepasbaar maakt zonder dat er een zwaar, extern toetsingstraject voor nodig is.
Waar te beginnen
Niet elke organisatie hoeft bij CaseCheck te beginnen. Wie net een project heeft afgerond en voor het eerst serieus wil kijken of de evaluatie inhoudelijk is, begint logischerwijs bij EvaluatieScore. Wie een nieuw project overweegt, begint bij CaseCheck of PlanScore. De kracht van de suite zit niet in een verplichte volgorde, maar in de mogelijkheid om, ongeacht waar een project zich bevindt, hetzelfde soort scherpe, brongegrond oordeel te krijgen.
Een organisatie die net een project heeft afgerond, laat het evaluatierapport toetsen op dutchmind.com/producten/evaluatiescore — voor €15 een concreet oordeel in plaats van een archiefstuk.
Bronnen
- OECD DAC Network on Development Evaluation (EvalNet) (2019), Evaluation Criteria (herzien, DCD/DAC(2019)58 FINAL) — one.oecd.org.
- HM Government / Cabinet Office–IPA (nu NISTA) (2021), Gate 5: Operations Review and Benefits Realisation (Assurance Portfolio Standard, V1.0) — assets.publishing.service.gov.uk.
- Stufflebeam, D.L. (2015), CIPP Model checklist (2e ed.) — rszarf.ips.uw.edu.pl.
- PRINCE2-praktijk — End Project Report en Lessons Report Template (prince2.wiki, secundaire bron, geen officiële AXELOS-manual).
- Tijdelijke commissie ICT-projecten (commissie-Elias), Eindrapport "Grip op ICT" + kabinetsreactie (2014/2015) — pianoo.nl.