An dem Freitagnachmittag, an dem ein kommunales Digitalisierungsprojekt abgeschlossen wird, wandert der Business Case in die Schublade, und es erscheint nie ein Evaluationsbericht, der auf den darin versprochenen Nutzen zurückgreift — das ist bei der überwiegenden Mehrheit der Projekte der Fall. Dutchmind baut sechs aufeinander abgestimmte KI-Tools, die genau diese Dokumentation entlang des gesamten Projektlebenszyklus prüfen, von der ersten Idee bis zur abgeschlossenen Evaluation.
Die sechs Schritte des Lebenszyklus
CaseCheck beurteilt den Business Case: die Begründung, warum ein Projekt überhaupt starten sollte. Gibt es eine ernsthaft ausgearbeitete Nullalternative, ist der Nutzen realistisch geschätzt, wurde tatsächlich eine Abwägung zwischen Optionen vorgenommen, statt lediglich eine bereits gewählte Lösung zu dokumentieren?
PlanScore beurteilt den Projektplan: die Übersetzung des Business Case in einen umsetzbaren Ansatz. Ist die Planung realistisch, sind Rollen und Verantwortlichkeiten klar zugewiesen, passt die gewählte Governance zum Umfang und zur Komplexität des Projekts?
RisicoRadar analysiert Projektrisiken anhand von fünf Kategorien, mit einer Übersicht der größten Risiken und konkreten Empfehlungen. Risiken, die bei Projektstart unterschätzt werden, sind eine der häufigsten Ursachen späterer Überschreitungen.
StakeholderScan blickt auf das Umfeld des Projekts: Wer sind die Stakeholder, was sind ihre Interessen, und gibt es einen nachweisbaren Ansatz, sie während des Projekts einzubinden, statt erst im Nachhinein festzustellen, dass sich eine wichtige Partei ausgeschlossen fühlte.
RapportageScore beurteilt die Fortschrittsberichte während der Durchführung selbst: die periodische Berichterstattung an Lenkungsausschuss oder Auftraggeber. Ein guter Fortschrittsbericht meldet Probleme rechtzeitig und ehrlich, statt optimistisch zu bleiben, bis es zu spät ist, um gegenzusteuern.
EvaluatieScore, der Abschluss der Suite, beurteilt den Evaluationsbericht nach Projektabschluss: Wurde der versprochene Nutzen realisiert, wurde methodisch unabhängig geprüft, und sind die Lehren konkret genug, um tatsächlich auf das nächste Projekt angewendet zu werden.
Warum diese Reihenfolge mehr ist als Marketing
Es ist verlockend, das als Verkaufsargument zu lesen: sechs Produkte, die zufällig nacheinander gebaut wurden. Die zugrunde liegende Logik ist inhaltlich stärker als das. Die Kategorien, die diese sechs Tools prüfen, greifen nämlich buchstäblich ineinander. Der im Business Case versprochene Nutzen (CaseCheck) ist genau der Nutzen, dessen Realisierung EvaluatieScore im Nachhinein prüft. Die bei Projektstart identifizierten Risiken (RisicoRadar) sind die Risiken, die eine Evaluation im Nachhinein benennen sollte — ob sie sich manifestiert haben und, wenn ja, wie darauf reagiert wurde. Die Planung aus dem Projektplan (PlanScore) ist der Referenzpunkt, an dem eine Evaluation die tatsächliche Durchlaufzeit und Kosten misst (Kategorie 5 der EvaluatieScore-Rubrik: Leistung bei Zeit, Kosten, Qualität, Umfang und Risiko).
Mit anderen Worten: Jedes der sechs Tools prüft ein Dokument zum Zeitpunkt seiner Erstellung, aber der Inhalt dieser Dokumente bildet zugleich den Referenzpunkt für den nächsten Schritt im Zyklus. Eine Organisation, die alle sechs Momente prüfen lässt, baut damit eine durchgehende Kette klarer Referenzpunkte auf, statt sechs isolierter Dokumente, die jeweils für sich, ohne gegenseitigen Zusammenhang, beurteilt werden.
Die Lücke, die diese Suite adressiert
Wie wir in einem anderen Artikel beschreiben, besteht in den Niederlanden eine instrumentelle Lücke zwischen der verpflichtenden, institutionalisierten Prüfung im Vorfeld (man denke an das Adviescollege ICT-toetsing) und der freiwilligen, oft unstrukturierten Evaluation im Nachhinein. Diese sechs Tools schließen diese Lücke nicht, indem sie eine neue Verpflichtung schaffen (das ist nicht Aufgabe von Dutchmind), sondern indem sie für jede Phase ein niedrigschwelliges, schnelles Instrument bereitstellen, das die Rahmenwerke maßgeblicher Quellen (OECD, PRINCE2, CIPP, die britische Gate-Methodik, das Five Case Model) anwendbar macht, ohne dass ein schwerer, externer Prüfprozess dafür nötig ist.
Wo anfangen
Nicht jede Organisation muss bei CaseCheck beginnen. Wer gerade ein Projekt abgeschlossen hat und erstmals ernsthaft prüfen möchte, ob die Evaluation inhaltlich ist, beginnt folgerichtig bei EvaluatieScore. Wer ein neues Projekt erwägt, beginnt bei CaseCheck oder PlanScore. Die Stärke der Suite liegt nicht in einer verpflichtenden Reihenfolge, sondern in der Möglichkeit, unabhängig davon, wo sich ein Projekt gerade befindet, dieselbe Art von scharfem, quellenbasiertem Urteil zu erhalten.
Eine Organisation, die gerade ein Projekt abgeschlossen hat, lässt den Evaluationsbericht bei dutchmind.com/producten/evaluatiescore prüfen — für 15 € ein konkretes Urteil statt eines Aktenstücks.
Quellen
- OECD DAC Network on Development Evaluation (EvalNet) (2019), Evaluation Criteria (herzien, DCD/DAC(2019)58 FINAL) — one.oecd.org.
- HM Government / Cabinet Office–IPA (nu NISTA) (2021), Gate 5: Operations Review and Benefits Realisation (Assurance Portfolio Standard, V1.0) — assets.publishing.service.gov.uk.
- Stufflebeam, D.L. (2015), CIPP Model checklist (2e ed.) — rszarf.ips.uw.edu.pl.
- PRINCE2-praktijk — End Project Report en Lessons Report Template (prince2.wiki, secundaire bron, geen officiële AXELOS-manual).
- Tijdelijke commissie ICT-projecten (commissie-Elias), Eindrapport "Grip op ICT" + kabinetsreactie (2014/2015) — pianoo.nl.