Een regel zonder uitzondering
Sinds het eind van de jaren negentig geldt in Noorwegen voor grote publieke investeringen een vaste procedure: voordat de regering een investeringsbeslissing neemt, moet een onafhankelijke partij het project beoordelen. Niet de opdrachtgever zelf, niet het ministerie dat het project wil — een partij die geen belang heeft bij een positief oordeel. Van de eerste veertig projecten die op deze manier zijn getoetst, kwam ongeveer 80 procent binnen budget uit (Samset & Volden, 2016).
Dat is een resultaat waar interne kwaliteitscontrole zelden aan tipt. De meeste organisaties laten een plan van aanpak beoordelen door mensen die er al middenin zitten: de opdrachtgever, de stuurgroep, soms de projectleider zelf. Zij hebben zelden reden om kritisch te zijn — hun bonus, hun agenda en vaak hun reputatie hangen samen met het doorgaan van het project, niet met het afblazen ervan.
Wie toetst het plan, en wie heeft er belang bij een ja?
Neem een gemeente die een grote ICT-vervanging voorbereidt. Het plan van aanpak gaat langs de eigen programmamanager, langs de CIO die het budget al heeft gereserveerd, en langs een stuurgroep waarin dezelfde mensen zitten die het project hebben voorgesteld. Iedereen die het plan leest, heeft er belang bij dat het wordt goedgekeurd. Een zwak punt in de scope-afbakening of een ontbrekend exitmoment wordt dan al snel weggewuifd met: "dat lossen we onderweg wel op."
Het Noorse regime werkt anders, juist omdat de toetser niets te verliezen heeft bij een streng oordeel — geen relatie met de opdrachtgever, geen aandeel in het succes, geen reden om het rooskleuriger voor te stellen dan het is. Die afstand is het hele punt. Niet de vragenlijst die wordt gebruikt, niet de rapportvorm, maar de onafhankelijkheid van wie de vragen stelt.
Wat toetsing vooraf oplevert — en wat niet
80 procent binnen budget is geen garantie voor het volgende project, en het zegt weinig over wat er ná de start nog kan misgaan. Het is een resultaat over een groep van veertig projecten, geen wetmatigheid. Toetsing vooraf verkleint aantoonbaar het risico op een bepaalde categorie problemen — een onduidelijke scope, een ontbrekende conceptafweging, een budget dat op wensdenken is gebaseerd — maar een goedgekeurd plan kan alsnog vastlopen op uitvoering, marktomstandigheden of een wethouder die na de verkiezingen andere prioriteiten heeft. Startklaarheid is een succes-signaal, geen garantie.
Wat het cijfer wél laat zien: de onafhankelijkheid van de toetser is minstens zo belangrijk als de inhoud van de toets. Dezelfde vragenlijst levert in handen van iemand met belang bij een ja een ander resultaat op dan in handen van iemand die geen kant hoeft te kiezen.
Toetsen hoeft niet log te zijn
Niet elke organisatie heeft de schaal of het mandaat voor een verplicht regeringsregime met externe toetsingscommissies. Maar het onderliggende principe schaalt wel naar kleiner: een plan van aanpak laten beoordelen door iemand — of iets — dat geen belang heeft bij de uitkomst, vóórdat de kickoff eenmaal is ingepland en het momentum onomkeerbaar is.
De vraag die overblijft voor wie een project van enige omvang laat starten, is simpel maar ongemakkelijk: wie toetst dit plan, en heeft die partij ook maar enig belang bij een ja?