Een 18 uit 21, en toch vastgelopen
Een projectleider bij een gemeente rondt het plan van aanpak voor een nieuw zaaksysteem af. PlanScore geeft 18 van de 21 punten: de scope is scherp afgebakend, het go/no-go-moment staat vast, de conceptkeuze is onderbouwd. Bij de bouwsteen stakeholders staat een vinkje: "belanghebbenden in kaart gebracht en rollen belegd." Drie maanden later ligt het project stil. De afdeling die de nieuwe werkwijze straks moet uitvoeren, staat wel genoemd in het plan, maar is nooit echt betrokken bij de keuzes. Het vinkje klopte. Het probleem zat dieper.
Wat PlanScore wél en niet toetst
PlanScore beoordeelt of een plan van aanpak startklaar is: zeven bouwstenen, eenentwintig criteria, van scope tot exitstrategie. Bij stakeholders checkt het alleen óf het geregeld is — staat er een stakeholderanalyse, zijn rollen belegd, is er een communicatielijn. Niet hóe volwassen dat stakeholdermanagement is, of hoe diep het draagvlak reikt. Dat laatste is precies waar StakeholderScan voor is gebouwd. RisicoRadar doet weer iets anders: dat brengt de risico's van het project zelf in kaart, los van de vraag of het plan er procedureel klaar voor is. Drie instrumenten, drie vragen. PlanScore vraagt: staat het fundament er? StakeholderScan vraagt: is de relatie met belanghebbenden volwassen genoeg? RisicoRadar vraagt: wat kan er misgaan?
Inhoud vóór proces, met een kanttekening
Onderzoek van Dvir, Raz en Shenhar (2003) laat zien dat projectsucces sterker samenhangt met de kwaliteit van de eisen-definitie dan met de vraag of formele PM-procedures zijn gevolgd. Vertaald naar de casus hierboven: het vinkje bij stakeholders had er kunnen staan zonder dat de eisen van de uitvoerende afdeling goed op tafel kwamen. Dat is geen vrijbrief om proces te verwaarlozen — ander onderzoek (Serrador & Turner) vindt ook positieve verbanden tussen procesmatig werken en succes. De les is bescheidener: een afgevinkt stakeholderveld zegt iets over aanwezigheid, niets over inhoud. Voor die inhoud pak je een ander instrument erbij, of je vraagt zelf door bij wie er in het plan als stakeholder wordt genoemd.
Drie brillen op één project
Het is verleidelijk om één score te willen die alles dekt. Dat bestaat niet, en het is ook niet de bedoeling. De Wereldbank vond bij ruim elfhonderd projecten dat 80 procent van de projecten met een bevredigende kwaliteit vóór de start succesvol werd afgerond, tegenover 25 procent bij een onbevredigende kwaliteit vooraf. Het Noorse kwaliteitsborgingsregime, waarbij een onafhankelijke partij grote projecten vooraf toetst, liet bij de eerste veertig projecten iets vergelijkbaars zien: ongeveer 80 procent bleef binnen budget. Beide cijfers zijn een successignaal over toetsing vooraf in het algemeen, geen garantie per bouwsteen en geen bewijs dat één instrument alles afdekt. Een hoge PlanScore-score zegt dat het plan zelf op orde is — scope, concept, doelen, exitstrategie. Het zegt niets over de kwaliteit van de risico-inschatting of de stakeholderrelaties zelf.
Loop na een PlanScore-analyse het stakeholdersveld van je plan nog eens langs met de vraag of het puur een vinkje is, of dat de mensen die er echt toe doen ook daadwerkelijk zijn meegenomen.