Eine 18 von 21 Punkten – und trotzdem festgefahren
Eine Projektleiterin bei einer Gemeinde schließt den Projektplan für ein neues Fallbearbeitungssystem ab. PlanScore vergibt 18 von 21 Punkten: der Umfang ist scharf abgegrenzt, der Go/No-Go-Moment steht fest, die Konzeptwahl ist begründet. Beim Baustein Stakeholder steht ein Häkchen: "Beteiligte erfasst und Rollen zugewiesen." Drei Monate später steht das Projekt still. Die Abteilung, die die neue Arbeitsweise später umsetzen muss, wird im Plan zwar genannt, war aber nie wirklich an den Entscheidungen beteiligt. Das Häkchen stimmte. Das Problem lag tiefer.
Was PlanScore prüft und was nicht
PlanScore bewertet, ob ein Projektplan startklar ist: sieben Bausteine, einundzwanzig Kriterien, vom Umfang bis zur Exitstrategie. Bei Stakeholdern prüft es nur, ob es geregelt ist – gibt es eine Stakeholderanalyse, sind Rollen zugewiesen, gibt es eine Kommunikationslinie. Nicht, wie ausgereift dieses Stakeholdermanagement ist oder wie tief die Rückendeckung tatsächlich reicht. Genau dafür wurde StakeholderScan gebaut. RisicoRadar macht wieder etwas anderes: Es kartiert die Risiken des Projekts selbst, unabhängig davon, ob der Plan verfahrenstechnisch startklar ist. Drei Instrumente, drei Fragen. PlanScore fragt: Steht das Fundament? StakeholderScan fragt: Ist die Beziehung zu den Beteiligten ausgereift genug? RisicoRadar fragt: Was kann schiefgehen?
Inhalt vor Prozess, mit einer Einschränkung
Untersuchungen von Dvir, Raz und Shenhar (2003) zeigen, dass Projekterfolg stärker mit der Qualität der Anforderungsdefinition zusammenhängt als mit der Frage, ob formale PM-Verfahren eingehalten wurden. Übertragen auf den Fall oben: Das Häkchen bei Stakeholdern hätte gesetzt sein können, ohne dass die Anforderungen der ausführenden Abteilung wirklich auf den Tisch kamen. Das ist kein Freibrief, den Prozess zu vernachlässigen – andere Forschung (Serrador & Turner) findet ebenfalls positive Zusammenhänge zwischen prozessorientiertem Arbeiten und Erfolg. Die Lehre ist bescheidener: Ein abgehaktes Stakeholderfeld sagt etwas über Vorhandensein, nichts über Inhalt. Für diesen Inhalt zieht man ein anderes Instrument hinzu, oder man fragt selbst nach, wer im Plan als Stakeholder genannt wird.
Drei Blickwinkel auf ein Projekt
Es ist verlockend, einen einzigen Score zu wollen, der alles abdeckt. Den gibt es nicht, und das ist auch nicht der Sinn. Die Weltbank stellte bei über elfhundert Projekten fest, dass 80 Prozent der Projekte mit zufriedenstellender Qualität vor dem Start erfolgreich abgeschlossen wurden, gegenüber 25 Prozent bei unzureichender Qualität im Vorfeld. Das norwegische Qualitätssicherungsregime, bei dem eine unabhängige Stelle große Projekte vor der Genehmigung prüft, zeigte bei den ersten vierzig Projekten etwas Vergleichbares: rund 80 Prozent blieben im Budget. Beide Zahlen sind ein Erfolgssignal für die vorherige Prüfung im Allgemeinen, keine Garantie je Baustein und kein Beweis, dass ein einzelnes Instrument alles abdeckt. Ein hoher PlanScore-Wert sagt, dass der Plan selbst in Ordnung ist – Umfang, Konzept, Ziele, Exitstrategie. Er sagt nichts über die Qualität der Risikoeinschätzung oder die Stakeholderbeziehungen selbst.
Gehen Sie nach einer PlanScore-Analyse das Stakeholderfeld Ihres Plans noch einmal durch und fragen Sie sich, ob es nur ein Häkchen ist oder ob die Menschen, auf die es wirklich ankommt, tatsächlich einbezogen wurden.