Een projectleider bij een gemeente krijgt de uitslag van de PlanScore-toets: 17 van de 21 punten, besluitadvies "starten". Op de tweede pagina van het plan van aanpak staat een zin die haar aan het twijfelen brengt: voor de migratie wordt de organisatie volledig afhankelijk van één externe leverancier, en dat risico is expliciet benoemd. Mag een startklaar plan wel een risico bevatten?
Startklaar is iets anders dan risicovrij
PlanScore toetst of de bouwstenen van een plan van aanpak vóór de kickoff op orde zijn: is de scope afgebakend, zijn de doelen concreet, zijn de randvoorwaarden geregeld. Dat is een andere vraag dan: welke risico's loopt dit project, en zijn die beheerst? Voor die vraag bestaat een apart instrument, RisicoRadar, dat risico's doorlopend registreert, weegt en herziet — niet als momentopname vóór de start, maar gedurende de hele looptijd van het project. PlanScore en RisicoRadar meten dus niet hetzelfde onderdeel van een project, en een hoge score op de een zegt niets over de uitkomst van de ander.
Wat het Bureau ICT-toetsing deed voor rijksprojecten boven de vijf miljoen euro — een onafhankelijke blik vóór het go-besluit — doet PlanScore voor elk plan, alleen dan in twee minuten in plaats van maanden. Maar ook daar ging het om de vraag of de basis van een project solide was, niet om de garantie dat het project zonder risico's zou verlopen. Die twee vragen zijn nooit hetzelfde geweest, en dat verandert niet doordat de toets sneller gaat.
Een benoemd risico is geen zwakte
De leverancierafhankelijkheid in het plan van de projectleider staat er niet per ongeluk. Iemand heeft die afhankelijkheid onderkend, opgeschreven en waarschijnlijk ook een eerste gedachte over beheersing toegevoegd. Dat is precies waarvoor scope, aannames en randvoorwaarden in een plan van aanpak dienen: niet om risico's weg te poetsen, maar om ze zichtbaar te maken voordat de uitvoering begint.
Vergelijk dat met een ander plan, van een zorginstelling die een nieuw cliëntsysteem invoert, met een PlanScore van 12 uit 21 en geen enkel benoemd risico. Die lagere score met een lege risicoparagraaf is een slechter signaal dan de 17 met de leverancierafhankelijkheid erin — niet omdat een hoog cijfer altijd wint, maar omdat een plan zonder risico's meestal niet betekent dat er geen risico's zijn. Het betekent vaker dat niemand de moeite heeft genomen om ernaar te zoeken.
Twee toetsen naast elkaar leggen
Voor de praktijk betekent dit dat de PlanScore-uitslag en de risicolog twee verschillende documenten blijven, die u naast elkaar leest voordat u een go/no-go neemt. Een score van 17 uit 21 zegt: de basis van dit plan staat. De risicolog zegt: dit zijn de dingen die nog mis kunnen gaan, en dit doen we eraan. Beide zijn nodig om een afgewogen besluit te nemen; geen van beide vervangt de ander.
Dat betekent ook dat een startklaar plan geen garantie is dat het project goed afloopt. Een leverancierafhankelijkheid die vandaag beheerst lijkt, kan over zes maanden alsnog spaak lopen. Dat is geen bewijs dat de PlanScore-toets tekortschoot; het is het bewijs dat risicomanagement na de kickoff een andere klus is dan startklaarheid vóór de kickoff.
Wat u hiermee doet
Vraag bij een go/no-go-moment niet alleen naar de PlanScore-uitslag, maar ook naar de actuele risicolog naast dat plan. Een hoge score met een paar expliciet benoemde risico's is een gezonder signaal dan een hoge score zonder een enkel risico erin.