«Lo comentamos brevemente una vez más al terminar» es una de las frases que más se escuchan al final de un recorrido de proyecto. Y a menudo se comenta algo de verdad: una sesión con el equipo, unas diapositivas sobre lo que salió bien y mal, quizá un acta. Y aun así, por bienintencionado que sea, esto normalmente no es una evaluación. Es una charla de cierre. La diferencia no está en la buena intención, sino en lo que se ha establecido de antemano.
Qué convierte una evaluación en una evaluación
Los cuatro marcos autorizados que sustentan una evaluación de proyecto estructurada (los criterios CAD de la OCDE, la revisión Gate 5 británica, la práctica PRINCE2 y el modelo CIPP de Stufflebeam) comparten un supuesto implícito: una evaluación empieza con una pregunta explícita, un alcance delimitado y unos criterios establecidos antes de que arranque la retrospectiva. Las directrices de la OCDE son explícitas al respecto: los seis criterios son normativos y generan preguntas de evaluación, pero no deben aplicarse de forma mecánica, deben adaptarse al objetivo y al contexto de esa evaluación concreta.
Una charla informal al cierre suele carecer precisamente de este elemento. No se establece de antemano: qué queremos saber con esta retrospectiva, qué periodo o qué parte del proyecto entra dentro del alcance, y con qué criterios valoramos si algo salió bien o mal. En su lugar, la sesión empieza con una pregunta abierta, "¿cómo os pareció que fue?", y el resultado lo determina quien habla más alto, lo que ha ocurrido más recientemente, o lo que resulta más cómodo decir.
La diferencia es verificable, no solo una cuestión de percepción
Esta distinción no es una cuestión de estilo o preferencia: se puede comprobar con unas pocas preguntas concretas. ¿Figura en el informe de evaluación, o en su preparación, una pregunta de evaluación explícita, formulada antes de que empiece la discusión de fondo? ¿Hay un alcance delimitado: qué parte del proyecto, qué periodo, qué interesados entran dentro de la evaluación y cuáles no? ¿Y están argumentados los criterios sobre los que se valora, en lugar de copiados de forma genérica de una plantilla que resultaba estar a mano?
Si la respuesta a las tres preguntas es "no", lo que tiene no es una evaluación sino una conversación. Eso no la hace necesariamente inútil, una buena conversación a veces aporta ideas valiosas, pero no es lo que un comité de dirección, un cliente o un futuro equipo de proyecto necesitan para poder confiar en el resultado.
Por qué esto se salta tan a menudo
La razón por la que las organizaciones pasan de una evaluación a una charla de cierre rara vez es falta de voluntad. Es presión de tiempo: el proyecto está terminado, el equipo se disuelve o pasa al siguiente proyecto, y una evaluación estructurada con preguntas establecidas de antemano se percibe como un paso adicional que nadie ha planificado. La charla de cierre es el camino corto, y ese camino corto, a posteriori, se siente como "al final sí lo evaluamos", aunque el contenido no lo respalde.
Precisamente por eso esta distinción es la primera categoría de la rúbrica de EvaluatieScore. No porque el alcance y las preguntas de evaluación sean la parte más importante de una buena evaluación (la realización de beneficios y las lecciones aprendidas pesan al menos tanto), sino porque, sin una pregunta y un alcance establecidos de antemano, el resto del informe es metodológicamente arena movediza. Una conclusión sobre la eficacia vale poco si no se ha establecido de antemano qué significaría "eficaz" en ese contexto.
Qué puede hacer hoy mismo
Antes de planificar la próxima sesión de evaluación, hay una pregunta que marca la diferencia: ¿qué queremos saber con esta evaluación, y por qué? No "cómo fue", sino una pregunta específica: ¿se han realizado los beneficios del business case?, ¿se mantuvo la planificación?, ¿funcionó la gobernanza como estaba previsto? Esa pregunta, una vez formulada, determina por sí misma el alcance y los criterios. Sin ese paso, se empieza con una discusión en lugar de una evaluación.
EvaluatieScore valora un informe de evaluación ex post precisamente en este punto como la primera de siete categorías: ¿hay una pregunta de evaluación establecida de antemano, está señalado el alcance o la delimitación, y están argumentados los criterios elegidos en lugar de copiados de forma genérica? Por 15 € verá en pocos minutos si su informe supera esta comprobación.
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Fuentes
- OECD DAC Network on Development Evaluation (EvalNet) (2019), Evaluation Criteria (herzien, DCD/DAC(2019)58 FINAL) — one.oecd.org.
- HM Government / Cabinet Office–IPA (nu NISTA) (2021), Gate 5: Operations Review and Benefits Realisation (Assurance Portfolio Standard, V1.0) — assets.publishing.service.gov.uk.
- PRINCE2-praktijk — End Project Report en Lessons Report Template (prince2.wiki, secundaire bron, geen officiële AXELOS-manual).
- Stufflebeam, D.L. (2015), CIPP Model checklist (2e ed.) — rszarf.ips.uw.edu.pl.