Op de laatste dag van het project wordt het evaluatierapport in een half uur doorgenomen, goedgekeurd en gearchiveerd. Zes maanden later start een nieuw team aan een vergelijkbaar project — zonder dat rapport ooit geopend te hebben.
Wat er misgaat tussen opschrijven en toepassen
Williams (2007) onderzocht dit mechanisme systematisch: lessen uit individuele projecten worden in de praktijk zelden opgenomen in het bredere beleid of de procedures van een organisatie. De reden is niet onwil of onkunde bij de projectteams: het rapport wordt vaak keurig opgeleverd. De reden is dat er zonder een gerichte inspanning én een aangewezen proces om lessen organisatiebreed te toepassen, simpelweg niets gebeurt met wat is opgeschreven. Het rapport belandt in een archief, het volgende project start met een nieuw team dat het vorige rapport nooit heeft gezien, en de cyclus herhaalt zich.
Dat heeft drie directe gevolgen die Williams benoemt: lessen gaan verloren, fouten worden herhaald en kansen op efficiëntieverbetering blijven onbenut. Geen van die drie is een verrassing voor wie weleens in een organisatie heeft gewerkt. Het punt is dat het een voorspelbaar, structureel patroon is, geen incidentele pech.
Er is nog een factor die het probleem versterkt: lessenrapportage werkt niet goed in een cultuur waarin evaluaties worden gebruikt om mensen af te rekenen. Als een eerlijke les ("we hebben het risico op leveranciersvertraging onderschat") wordt gelezen als een schuldbekentenis, dan worden lessen voorzichtiger, vager en minder bruikbaar geformuleerd. Psychologische veiligheid is hier geen soft skill. Het is een randvoorwaarde voor een lessenrapport dat daadwerkelijk iets zegt.
Waarom dit iets anders is dan "slecht geschreven rapporten"
Het is verleidelijk om dit probleem te framen als een schrijfprobleem: als lessons-learned-rapporten maar concreter, scherper of leesbaarder waren, zou het beter gaan. Dat is een deel van het verhaal, maar niet de kern. Het echte probleem zit een stap verderop: zelfs een uitstekend geschreven rapport verandert niets als er geen mechanisme is dat de lessen daadwerkelijk laat landen. Een eigenaar die de actie oppakt, een moment waarop de volgende projectstart het vorige rapport actief raadpleegt, een portfoliobureau dat patronen over meerdere projecten heen signaleert.
Dit sluit aan bij wat de PRINCE2-praktijk als kernonderscheid hanteert tussen het End Project Report en het Lessons Report: het primaire doel van een lessenrapportage is actie uitlokken: positieve lessen inbedden, negatieve niet laten herhalen, niet slechts documenteren. Lessen worden in die aanpak bovendien doorlopend vastgelegd via een Lessons Log gedurende de hele looptijd van het project, niet pas achteraf in één keer verzameld. Dat verschuift het zwaartepunt van "een goed document opleveren" naar "een organisatorisch mechanisme borgen".
Wat dit betekent voor de beoordeling van een evaluatierapport
Als documenteren niet hetzelfde is als leren, dan is de vraag die een evaluatierapport moet beantwoorden breder dan "welke lessen zijn er getrokken": is er een expliciete koppeling tussen elke les en een vervolgactie met een eigenaar? Wordt zowel benoemd wat goed ging als wat fout ging, in plaats van een eenzijdig succesverhaal? En zijn de lessen concreet en herleidbaar tot een specifieke gebeurtenis, in plaats van generiek geformuleerd zoals "communicatie kan beter"?
Dat zijn precies de drie subcriteria waarop EvaluatieScore de categorie lessons learned & vervolgacties beoordeelt: de signatuurcategorie van het instrument, direct gebaseerd op het onderscheid dat Williams (2007) en de PRINCE2-praktijk allebei maken tussen vastleggen en daadwerkelijk borgen.
Belangrijk om helder te zijn over wat dit onderzoek wél en niet aantoont: Williams (2007) beschrijft een patroon in kennisoverdracht binnen projectorganisaties, gebaseerd op onderzoek dat via een academisch repository is gepubliceerd. Het is geen experimenteel bewijs dat een goed geborgd leerproces automatisch tot betere toekomstige projecten leidt. Die stap kan bijdragen aan beter organisatorisch leren, maar is niet wetenschappelijk bewezen als causaal verband. We hanteren die bescheidener formulering bewust.
Upload je evaluatierapport op dutchmind.com/producten/evaluatiescore en ontvang voor €15 een score inclusief een toets op de koppeling tussen lessen en vervolgacties.
Bronnen
- Williams, T. (2007), Post-Project Reviews to Gain Effective Lessons Learned — eprints.soton.ac.uk.
- PRINCE2-praktijk — End Project Report en Lessons Report Template (prince2.wiki, secundaire bron, geen officiële AXELOS-manual).