Ein Zeitplan, der nie gehalten hätte
An einem Montagmorgen entdeckt eine Programmleiterin bei einer Gemeinde, dass drei laufende Projekte in derselben Woche denselben Senior-Architekten benötigen: eine Migration, ein Ausschreibungsverfahren und ein Pilotprojekt. Auf dem Papier hat jedes Projekt einen genehmigten Zeitplan. In der Praxis gibt es nur einen Architekten, und der kann nur an einem Ort gleichzeitig sein.
Solche Situationen werden oft als Zufall oder schlechte Planung abgetan. Es ist kein Zufall. Es ist ein Muster, das nichts damit zu tun hat, wie gut ein einzelner Projektplan geschrieben wurde.
Das Muster: zu viele Projekte, zu wenige Menschen
Engwall und Jerbrant beschrieben 2003, was sie „resource allocation syndrome" nannten: Organisationen starten strukturell mehr Projekte, als ihre verfügbare Kapazität bewältigen kann, sodass knappe Fachkräfte auf mehrere Projekte gleichzeitig verteilt werden. Ihre Untersuchung betrachtete zwei Organisationen — eine zu kleine Stichprobe, um zu sagen, wie oft dies allgemein vorkommt. Was sie aber zeigt: Das Problem liegt nicht in einem einzelnen Projekt, sondern darin, wie eine Organisation all ihre Projekte gleichzeitig plant.
Für eine einzelne Projektleitung hat das eine unbequeme Konsequenz. Man kann den eigenen Plan noch so sorgfältig schreiben — wenn drei andere Projektleitungen dieselbe Fachkraft ebenfalls eingeplant haben, ist der Ressourcenanspruch im eigenen Plan ein Wunsch, keine Zusage.
Warum das ein Risiko ist, kein Planungsfehler
ISO 31000 definiert Risiko als die Wirkung von Unsicherheit auf Ziele — nicht als Wahrscheinlichkeit multipliziert mit Auswirkung. Diese Unterscheidung ist hier relevant: Die Unsicherheit liegt nicht in der Qualität der eigenen Planung, sondern in einem organisatorischen Prozess, in den man als Projektleitung keinen Einblick hat. Das eigene Ziel — den Termin einzuhalten — gerät durch einen Mechanismus außerhalb des eigenen Projekts unter Druck.
RisicoRadar ordnet Ressourcenkonflikte dem Risikobereich Planung & Ressourcen zu: einem von fünf Bereichen, auf die ein Projektdokument systematisch geprüft wird. Nicht weil eine KI erkennen kann, ob der Architekt tatsächlich verfügbar ist — das steht in keinem Projektplan —, sondern weil der Bereich sichtbar macht, ob ein Dokument diese Annahme explizit benennt oder stillschweigend voraussetzt.
Was Sie konkret tun können
Prüfen Sie, ob Ihr Projektplan eine explizite Aussage zu geteilten Kapazitäten enthält: Welche Rollen sind auch in anderen Projekten eingesetzt, und wer hat das zuletzt überprüft? Ein Plan, der „Senior-Architekt: 0,4 VZÄ" nennt, ohne zu erwähnen, dass derselbe Architekt auch mit 0,4 VZÄ in zwei anderen Projekten steht, verbirgt das Risiko, statt es zu benennen.
Fragen Sie in Ihrem nächsten Planungsgespräch nicht „ist dieser Zeitplan realistisch", sondern „welche Personen in diesem Plan sind diesen Monat auch anderswo eingeplant". Das ist eine andere Frage — und sie liefert meist eine andere Antwort.