Een overschrijding krijgt een bedrag, een tegenvallende baat vaak niet
Op de agenda van een gemeenteraad staat 'kostenoverschrijding rioolvervanging: 340.000 euro'. Er staat zelden een vergelijkbaar agendapunt voor de bijbehorende baat — bijvoorbeeld dat de beloofde vermindering van wateroverlast na oplevering op de helft van de prognose blijft steken. Kosten krijgen een cijfer, een verantwoordelijke wethouder en een debat. Baten die achterblijven verdwijnen in een jaarverslag, als ze al gemeten worden.
Die asymmetrie is meer dan een boekhoudkundig ongemak. Onderzoek naar 2.062 kapitaalprojecten laat zien dat het twee kanten van hetzelfde probleem zijn: kosten komen gemiddeld 1,39 tot 1,43 keer hoger uit dan geraamd, terwijl de baten gemiddeld op 0,83 tot 0,94 keer de voorspelling blijven steken (Flyvbjerg 2021). Een project dat 'slechts' 15% duurder wordt, kan dus tegelijk 10 tot 15% minder opleveren dan beloofd. Wie alleen op de kostenlijn stuurt, ziet hooguit de helft van wat er misging.
Waarom dit gelijktijdig misgaat
Dat kosten en baten in dezelfde richting mis kunnen zijn, is geen toeval. Beide zijn producten van dezelfde ramingsfase, met dezelfde optimistische aannames: een gunstig scenario voor de uitvoering (dus lage kosten) en een gunstig scenario voor het gebruik na oplevering (dus hoge baten). Als de basisaanname te rooskleurig is, werkt dat door in beide cijfers — de kosten worden onderschat en de baten overschat, in hetzelfde plan, door dezelfde mensen, op hetzelfde moment.
Dat verklaart ook waarom losse maatregelen tegen kostenoverschrijding vaak weinig helpen tegen batentekort. Een strakkere budgetbewaking tijdens de uitvoering corrigeert de kostenkant, maar raakt niet aan de vraag of de oorspronkelijke aanname over gebruik, doorlooptijd of effect realistisch was. Die aanname ligt vóór de start al vast — in de scope, het doel en de onderbouwing van het plan van aanpak.
Wat dit vraagt van de fase vóór de start
Een plan dat scope en doel scherp heeft gedefinieerd, dwingt tot het expliciteren van de aanname achter de baat: welk effect, voor wie, gemeten hoe. Dat is niet hetzelfde als een optimistische inschatting bijstellen — het is de vraag stellen of er überhaupt een onderbouwde verwachting ligt, of een wens die als cijfer is opgeschreven. Precies daarom hoort een toets op startklaarheid niet alleen naar de begroting te kijken, maar evenveel gewicht te geven aan de vraag of het beoogde resultaat scherp en onderbouwd is omschreven.
Voor een projectleider betekent dit concreet: bij de volgende evaluatie niet alleen de vraag stellen 'zaten we binnen budget', maar er in hetzelfde gesprek een tweede vraag naast leggen — 'hebben we opgeleverd wat we beloofden'. Twee aparte vragen, met evenveel gewicht, zijn een kleine aanpassing van de evaluatiepraktijk die iets zichtbaar maakt wat nu vaak buiten beeld blijft.
Begin bij het plan, niet bij de evaluatie
Wie dit pas bij de evaluatie constateert, is te laat om er nog iets aan te doen. De aanname over de baat is namelijk al vastgelegd in het plan van aanpak, ruim voor de eerste spa de grond in gaat. Een toets die vóór de kickoff checkt of die aanname onderbouwd is — en niet alleen of de begroting sluitend is — geeft grip op het probleem op het enige moment dat het nog te beïnvloeden valt.