In het plan van aanpak van een gemeentelijke systeemmigratie staat vier keer het woord ‘zodra’: zodra de leverancier levert, zodra de gebruikers zijn omgeschoold, zodra de wetgeving niet wijzigt. Niemand heeft ooit hardop gevraagd wat er gebeurt als een van die ‘zodra’s’ niet uitkomt — tot de leverancier vijf maanden te laat blijkt. Onder elk plan van aanpak ligt zo’n verzameling aannames: dat de leverancier op tijd levert, dat de gebruikers meewerken, dat de techniek doet wat de brochure belooft, dat de organisatie de verandering aankan. De vraag is nooit óf een plan op aannames rust, maar of die aannames zijn opgeschreven of stilzwijgend zijn ingeslopen. En stilzwijgende aannames zijn de gevaarlijkste, omdat je een risico dat je niet benoemt, ook niet kunt beheersen.
De kernvraag
Er is één vraag die de kwaliteit van een plan blootlegt: wat moet er allemaal waar zijn, wil dit plan kloppen? Wie die vraag serieus stelt, ontdekt vaak een lange lijst voorwaarden die het plan als vanzelfsprekend behandelt. Elke voorwaarde die waar móét zijn maar niet zeker ís, is een aanname. En elke aanname is een potentieel breukvlak.
Aannames zijn het scharnierpunt tussen optimisme en toetsbaarheid. Zolang ze impliciet blijven, kan een plan zo optimistisch zijn als het wil zonder dat iemand het kan controleren. Zodra ze expliciet op papier staan, wordt elk optimisme opeens verifieerbaar: klopt deze aanname eigenlijk? Waarop is ze gebaseerd? Wat gebeurt er als ze niet waar blijkt?
Aannames maken optimisme toetsbaar
Ramingen en planningen zijn systematisch te optimistisch, niet uit onwil, maar omdat mensen van nature de gunstige afloop veronderstellen. Optimisme is echter niet te bestrijden met de oproep "wees eens realistischer". Het is te bestrijden door de veronderstellingen waarop het optimisme rust, één voor één zichtbaar te maken.
Neem een raming die uitgaat van volledige beschikbaarheid van een schaars team. Zolang die aanname impliciet is, ziet de planning er strak en haalbaar uit. Zodra je opschrijft "dit plan gaat ervan uit dat de drie senior specialisten 100 procent beschikbaar zijn gedurende zes maanden", zie je meteen hoe fragiel het is. De aanname expliciteren doet het optimisme geen geweld aan: het maakt het bespreekbaar.
Een aanname die je opschrijft, kun je toetsen. Een aanname die je verzwijgt, toetst zichzelf — op het slechtst denkbare moment.
Van aanname naar risico
Zodra aannames expliciet zijn, worden ze bruikbaar voor risicomanagement. Elke aanname draagt namelijk een risico in zich: het risico dat ze niet waar is. Een goede plan-aanpak koppelt de twee expliciet aan elkaar: voor elke kritieke aanname geldt de vraag hoe waarschijnlijk het is dat ze klopt en wat de impact is als ze niet klopt.
Williams en collega's plaatsen risico-inschatting nadrukkelijk in de kern van quality-at-entry: het is een vast onderdeel van de front-end-beoordeling. Het Adviescollege ICT-toetsing noemt "risicobeheersing en projectafhankelijkheden" als een van zijn risicogebieden. Die afhankelijkheden zijn niets anders dan aannames over andere partijen: dat zij leveren, meewerken, of hun deel op tijd afhebben.
De aannames die het meest verzwegen worden
Sommige aannames worden bijna nooit opgeschreven, juist omdat ze zo comfortabel zijn:
- Gedragsaannames: dat gebruikers het nieuwe systeem daadwerkelijk gaan gebruiken, dat medewerkers de verandering omarmen.
- Capaciteitsaannames: dat de organisatie dit project naast het reguliere werk aankan.
- Externe aannames: dat wet- en regelgeving, markt of leveranciers niet veranderen gedurende de looptijd.
- Kennisaannames: dat het team weet wat het denkt te weten over de complexiteit van de opgave.
Dit zijn precies de aannames die achteraf, bij een evaluatie van een mislukt project, als "onvoorziene omstandigheden" worden opgevoerd. Ze waren zelden onvoorzien; ze waren onbenoemd.
Toetsbaar, niet volledig
Een kanttekening: het doel is niet een uitputtende lijst van elke denkbare aanname. Dat verzandt in een onleesbaar document waarin de kritieke aannames verdrinken tussen de triviale. Het gaat om de aannames die materieel zijn: die het plan doen wankelen als ze onwaar blijken.
De toets is eenvoudig: zou het plan fundamenteel veranderen als deze aanname niet klopt? Zo ja, dan hoort ze expliciet in het plan, met een inschatting van waarschijnlijkheid en impact. Zo nee, dan mag ze impliciet blijven.
Wat dit voor jou betekent
Pak het plan van aanpak dat nu op je bureau ligt en stel bij de belangrijkste aanname één vraag hardop: wat gebeurt er als dit niet waar blijkt? Schrijf het antwoord in het plan zelf, met een inschatting van kans en impact — niet in je hoofd, waar het weer stil wordt.
Een plan dat zijn aannames benoemt, kent zijn eigen zwakke plek. Een plan dat ze verzwijgt, ontdekt hem pas wanneer het te laat is.
Bronnen
- Williams, T., Vo, H., Samset, K. & Edkins, A. (2019), The front-end of projects: a systematic literature review, Production Planning & Control.
- Adviescollege ICT-toetsing, Toetskader (risicogebied "Risicobeheersing en projectafhankelijkheden").