Une cheffe de projet d'une commune s'installe devant son écran une semaine avant la réunion du comité de pilotage. L'évaluation de l'application de stationnement est terminée : l'économie prévue de 120 000 euros par an s'est traduite par 30 000 euros. Elle ne doute pas des chiffres, ils ont été vérifiés. Ce dont elle doute, c'est comment l'annoncer à un élu qui présentait encore ce projet comme une vitrine l'année dernière.
Le calcul est la partie la plus simple
Confronter les bénéfices à la promesse ressemble à un exercice arithmétique : poser des critères fixés à l'avance en regard du résultat et noter l'écart. Cette partie est généralement gérable aussi, surtout si les critères avaient été fixés au préalable. La partie difficile commence au moment où l'écart est négatif et qu'il faut y mettre un nom. Qui écrit qu'un projet n'a pas tenu sa promesse, et qui le relira plus tard dans un document municipal ou un rapport annuel ?
En pratique, cette question est rarement posée explicitement. L'évaluation est écrite par quelqu'un qui a participé au projet, soumise au donneur d'ordre qui a approuvé le projet, puis, non par mauvaise foi mais par prudence compréhensible, atténuée plusieurs fois avant d'atteindre le comité de pilotage. "Pas encore pleinement réalisé" se lit moins durement que "75 % en dessous de l'objectif". Personne ne ment. Mais la netteté du résultat s'efface progressivement, à chaque lecteur qui le voit avant qu'il ne sorte de l'organisation.
L'indépendance, c'est plus qu'un autre nom sous le rapport
L'OCDE-CAD, la Gate 5 britannique, la pratique PRINCE2 et le CIPP désignent chacun, indépendamment les uns des autres, la validation indépendante comme un pilier d'une évaluation. On l'explique généralement ainsi : ne laissez pas celui qui a construit le projet écrire aussi l'évaluation. C'est juste, mais ce n'est pas tout le problème. Une évaluation réalisée par un autre service peut elle aussi être atténuée en cours de route, si personne n'a décidé à l'avance qui est autorisé à ajuster le résultat et qui ne l'est pas. L'indépendance ne porte alors pas seulement sur qui écrit l'évaluation, mais sur qui peut encore toucher le résultat entre la rédaction et la publication.
Ce qui aide : fixer les règles avant de connaître la réponse
La seule façon d'éviter cette conversation est de la tenir à l'avance, à un moment où personne ne sait si le résultat sera bon ou mauvais. Trois mesures concrètes :
- Décidez qui arrête l'évaluation au nom de l'organisation, avant le début de la mesure, pas le donneur d'ordre qui a un intérêt dans le résultat, et pas uniquement l'équipe de projet.
- Convenez que le chiffre et son interprétation sont consignés séparément : d'abord le résultat face aux critères, ensuite seulement le texte qui l'accompagne. Ainsi, la formulation ne peut pas orienter le chiffre.
- Rendez la méthode de notation visible à l'avance pour tous ceux qui liront le résultat plus tard, afin qu'un ajustement ultérieur se remarque.
Cela ne garantit pas qu'un mauvais résultat sera communiqué sans difficulté. Cela déplace seulement la conversation inconfortable vers le seul moment où personne ne sait encore qui en sera mécontent, et c'est la seule phase où un tel accord peut se conclure sans résistance.
Décidez donc, avant le démarrage du projet, qui signe l'évaluation au nom de l'organisation, quel que soit le résultat. Cette seule décision évite, plus tard, la discussion sur qui est autorisé à atténuer la mauvaise nouvelle.