El punto ciego de la autoevaluación
Viernes por la tarde, las cuatro y media, tres semanas después de la entrega: el director de proyecto está solo frente al teclado, redactando el informe final sobre su propio proyecto. Nadie más lo revisa antes de que el informe llegue a la bandeja de entrada del cliente.
Cuatro marcos de evaluación de proyectos desarrollados de forma independiente entre sí señalan este mismo punto, cada uno desde un ángulo distinto: los criterios del CAD de la OCDE (un marco ampliamente aplicado y transferible, desarrollado originalmente para la cooperación al desarrollo), la revisión Gate 5 del Reino Unido, la práctica PRINCE2 y el modelo CIPP de Stufflebeam. Surgidos por separado, convergen en los mismos elementos: comprobar los beneficios frente a la promesa original, criterios fijados de antemano (no inventados después para que encaje el resultado), y, en los cuatro casos, alguna forma de validación independiente.
Qué significa "independiente" en la práctica
Independiente no significa necesariamente externo. Significa: alguien sin interés en un resultado concreto de la evaluación juzga, o ayuda a juzgar, si el resultado coincide con lo prometido. En Gate 5 es un revisor separado, fuera del equipo del proyecto. En el CIPP está integrado en la estructura de las cuatro preguntas, que no permiten que una sola perspectiva determine todo el juicio. En la práctica PRINCE2, la evaluación suele recaer en el comité de dirección o en el patrocinador, no solo en el director de proyecto.
La razón por la que este punto se repite constantemente no es complicada: quien construyó el proyecto también es quien más interés tiene en dar de él una imagen positiva. Una evaluación escrita enteramente por la misma persona que dirigió el proyecto carece, por definición, de esa corrección.
Por qué esto todavía no es habitual en los Países Bajos
Para los grandes proyectos de TI del Estado neerlandés (el Rijk) rigen ahora reglas fijas antes del inicio de un proyecto, consecuencia directa de la comisión de investigación Elias. Esas reglas son exclusivamente ex ante: prescriben cómo comprobar de antemano si un proyecto arranca de forma responsable. Un instrumento obligatorio comparable para el otro extremo del proceso, la evaluación posterior, no existe.
Esa brecha es precisamente donde la independencia desaparece primero. Sin un proceso fijo, la vía más obvia es que el propio director de proyecto redacte el informe final, a menudo bajo la presión de tiempo del siguiente proyecto. El Tribunal de Cuentas neerlandés (Algemene Rekenkamer) constató en 2013 que el aprendizaje mutuo entre proyectos "todavía se encuentra en una fase inicial." Una evaluación sin mirada independiente aporta poco a eso, por muy cuidadosamente que la redacte el director de proyecto.
Qué significa esto para su próxima evaluación
Organizar la independencia no tiene por qué ser complicado. Puede ser un compañero de otro equipo que contraste el informe final con el business case original, un miembro del comité de dirección que pregunte explícitamente si los beneficios prometidos realmente se materializaron, o una plantilla fija con criterios ya establecidos al inicio del proyecto, de modo que después no quede nada por ajustar.
En concreto, eso significa: haga revisar una vez el informe final por alguien que no haya trabajado en el proyecto, por ejemplo a través de EvaluatieScore (dutchmind.com/producten/evaluatiescore, 15 €), antes de que el informe llegue al cliente.
Fuentes
- OECD DAC Network on Development Evaluation (EvalNet) (2019), Evaluation Criteria (herzien, DCD/DAC(2019)58 FINAL) — one.oecd.org.
- HM Government / Cabinet Office–IPA (nu NISTA) (2021), Gate 5: Operations Review and Benefits Realisation (Assurance Portfolio Standard, V1.0) — assets.publishing.service.gov.uk.
- PRINCE2-praktijk — End Project Report en Lessons Report Template (prince2.wiki, secundaire bron, geen officiële AXELOS-manual).
- Stufflebeam, D.L. (2015), CIPP Model checklist (2e ed.) — rszarf.ips.uw.edu.pl.
- Tijdelijke commissie ICT-projecten (commissie-Elias), Eindrapport "Grip op ICT" + kabinetsreactie (2014/2015) — pianoo.nl.
- Algemene Rekenkamer (2013), Aanpak van ICT door het Rijk 2012 — rekenkamer.nl.