Wer liest den Bericht außer der Person, die ihn geschrieben hat?
Eine Fusion zweier Gesundheitseinrichtungen in Twente dauert vierzehn Monate. Nach Abschluss des Projekts schreibt die Programmleitung den Evaluationsbericht. Dieselbe Person hat das Projekt geleitet, die schwierigen Entscheidungen getroffen und die Verzögerung im neunten Monat aufgeholt. Niemand sonst liest den Bericht, bevor er an den Vorstand geht.
Das ist keine Ausnahme. Es ist der übliche Ablauf bei den meisten Projektevaluationen: Die Projektleitung schreibt, unterschreibt und verschickt, ohne dass zwischen diesen drei Schritten jemand anderes mitliest.
Vier Rahmenwerke, ein Schwachpunkt
OECD DAC, die britische Gate-5-Prüfung, die PRINCE2-Praxis und das CIPP-Modell von Stufflebeam wurden unabhängig voneinander entwickelt, für ganz unterschiedliche Zwecke — Entwicklungszusammenarbeit, Regierungsprojekte, Projektmanagement, Bildungsevaluation. Dennoch kommen sie auf dieselben Bausteine: Nutzen gegen das ursprüngliche Versprechen prüfen, vorab festgelegte Kriterien, handlungsorientierte Lehren — und unabhängige Validierung.
Von diesen vier Bausteinen ist der letzte in der Praxis am schwersten zu organisieren. Kriterien kann eine Projektleitung allein festlegen. Nutzen kann eine Projektleitung allein zusammenzählen. Aber sich selbst unabhängig zu bewerten, gelingt per Definition nicht — dafür braucht es immer eine zweite Partei.
Unabhängigkeit ist kein Schalter
„Unabhängige Validierung" klingt, als gäbe es nur eine Form davon: eine externe Prüferin oder ein externer Prüfer, die oder der den Bericht durchkämmt. Für ein Drei-Jahres-Projekt mit einer halben Million Euro ist das angemessen. Für die meisten Projekte ist es das nicht — und genau deshalb fehlt Unabhängigkeit in der Praxis oft ganz. Die einzigen zwei Optionen, die Projektleitungen sehen, sind „extern beauftragen" oder „selbst schreiben", und Letzteres gewinnt bei Kosten und Zeitplan immer.
Dazwischen liegt eine ganze Reihe praktikabler Formen. Eine Kollegin oder ein Kollege aus einem anderen Team, die oder der den Bericht anhand der vorab festgelegten Kriterien liest, ohne selbst am Projekt beteiligt gewesen zu sein. Eine Qualitätsstelle, die nicht das ganze Projekt wiederholt, sondern prüft, ob die Schlussfolgerungen zu den zugrunde liegenden Zahlen passen. Eine feste zweite Leserin oder ein fester zweiter Leser innerhalb der Organisation, benannt bevor das Projekt beginnt — nicht erst gesucht, nachdem der Bericht schon fertig war.
Welche Form passt, hängt vom Risiko und vom Umfang des Projekts ab — ein zweimonatiges Pilotprojekt verlangt nicht dieselbe Prüfung wie ein mehrjähriges IT-Programm. Entscheidend ist nicht das Gewicht der gewählten Form, sondern dass die Wahl bewusst getroffen wird und nicht ausfällt, weil sie zu viel Aufwand zu sein scheint.
Was die Programmleitung in Twente hätte tun können
Bei der Krankenhausfusion hatte niemand vorab festgelegt, wer den Bericht gegenlesen würde. Als der Bericht fertig war, blieb keine Zeit mehr: Der Vorstand wollte das Dokument für die nächste Sitzung, und eine zweite Leserin oder einen zweiten Leser zu finden, hätte eine Woche gekostet, die nicht vorhanden war. Die Unabhängigkeit scheiterte nicht an fehlendem Willen, sondern an der Planung — genau in dem Moment, in dem niemand geneigt ist, einen zusätzlichen Schritt einzufügen.
Das lässt sich verhindern, indem die Form der unabhängigen Prüfung schon dann gewählt wird, wenn die Evaluationskriterien festgelegt werden — zu Beginn des Projekts, nicht am Ende. Wer den Bericht gegenliest, steht dann schon fest, bevor es überhaupt etwas zum Gegenlesen gibt. Das muss keine externe Prüferin oder kein externer Prüfer sein. Es muss jemand sein, der oder die nicht selbst für das Ergebnis verantwortlich war.
Ein Schritt
Legen Sie bei der nächsten Evaluation vorab fest, wer den Bericht gegen die Kriterien prüft — nicht wer ihn schreibt, sondern wer ihn liest, bevor er hinausgeht. Das kostet keine externe Prüfung. Es kostet einen Namen auf Papier, bevor das Projekt beginnt.