Een dossier dat gesloten moet worden
Op 15 december moet de eindevaluatie van een driejarige ESF-subsidie binnen zijn bij de gemeente. Niet omdat iemand wil weten of de aanpak heeft gewerkt, maar omdat zonder dat stuk de laatste declaratie van een paar tienduizend euro niet wordt uitbetaald. De projectleider schrijft het tussen de laatste facturen en de eindafrekening door, in twee avonden na werktijd.
Verantwoorden is niet hetzelfde als leren
Dit soort evaluaties bestaat overal: subsidievoorwaarden, aanbestedingsregels en interne auditnormen eisen vaak een afrondend document. Daar is niets mis mee, zolang het niet het enige leermoment blijft dat een project krijgt. Williams (2007) liet zien dat lessen zonder gerichte inspanning en een aangewezen proces zelden landen in breder organisatiebeleid — ze blijven liggen in het dossier waarin ze zijn opgeschreven en worden na afsluiting nooit meer geopend. Een stuk dat primair bedoeld is om een financieel dossier te sluiten, wordt vaak ook geschreven om gesloten te worden: positief genoeg om geen vragen op te roepen, kort genoeg om niemand tijd te geven er iets aan te hangen.
Dat is geen welbewuste vertekening. Het is een kwestie van voor wie het stuk wordt geschreven. Een subsidieverstrekker die toetst op rechtmatigheid van uitgaven leest iets anders dan een projectteam dat wil weten of de aanpak volgend kwartaal moet veranderen. Zolang alleen de eerste lezer is voorzien, schrijft iedereen voor die lezer — en verdwijnt de tweede vraag vanzelf.
Onafhankelijk getoetst, maar niet op de vraag die telt
Zo'n eindverantwoording wordt vaak wél onafhankelijk gecontroleerd — door een accountant, een subsidiecontroleur of een interne auditor. Dat voelt als onafhankelijke validatie, een van de bouwstenen die OECD DAC, de Britse Gate 5-toets, de PRINCE2-praktijk en het CIPP-model van Stufflebeam onafhankelijk van elkaar op dezelfde plek leggen. Maar die controleur toetst meestal of het geld rechtmatig is besteed, niet of de beloofde baten ook zijn gekomen.
De bouwstenen vragen om geen specifieke aanleiding
Baten toetsen tegen de oorspronkelijke belofte, criteria die vooraf zijn vastgesteld en lessen die tot een actie leiden — geen van die bouwstenen vraagt om een vrijwillige aanleiding. Een verplichte eindverantwoording kan ze net zo goed bevatten als een evaluatie die uit eigen beweging wordt opgestart. In de praktijk gebeurt dat zelden, simpelweg omdat niemand het stuk daarop beoordeelt. De subsidieverstrekker rekent af op rechtmatigheid; voor de leervraag is er geen vergelijkbare toetser, en dus ook geen druk om die vraag goed te beantwoorden.
Wat dit in de praktijk verandert
Het verplichte dossier kun je niet wegkrijgen, en dat moet ook niet de ambitie zijn. Wat wel kan: de twee doelen apart benoemen in plaats van ze in één stuk te persen. Laat de verantwoording beschrijven wát er is gebeurd en of de uitgaven rechtmatig waren — daar kijkt de subsidieverstrekker naar, en daar stopt diens belang. Zet de leervraag — werkte de aanpak, en wat doen we daarmee in het volgende project — in een los stuk, met een eigenaar die niet de projectleider zelf is en een datum waarop iemand er daadwerkelijk op terugkomt.
Zonder die knip verdwijnt de leervraag in het ritme van de administratieve deadline. En dat ritme wordt, logischerwijs, nooit door de leervraag bepaald.