Een borrel, drie beloftes, geen agenda-item
Op de afsluitende borrel van een ICT-project bij een middelgrote gemeente zegt de opdrachtgever het hardop: "Over een paar maanden evalueren we dit serieus." Het is juni, het project is net opgeleverd, en het projectteam is al herverdeeld over drie andere klussen. Niemand zet een datum in de agenda, niemand wordt aangewezen om het te trekken. Zes maanden later is de belofte een regel op een actielijst die niemand meer opent.
Dit patroon is geen uitzondering. Het is de standaardroute waarlangs evaluaties verdampen — niet omdat niemand wil leren, maar omdat er nooit een moment is vastgelegd waarop dat gebeurt.
Wat wél verplicht is, en wat niet
Na de grote ICT-missers bij de Rijksoverheid stelde de commissie-Elias vast dat er vóór projecten te weinig werd nagedacht over hoe en waarom ze werden aangepakt. De basisregels die daaruit voortkwamen — een onderbouwde business case, een startdocument, een go/no-go-moment — zijn stuk voor stuk ex-ante. Een vergelijkbaar verplicht instrument voor wat er ná oplevering gebeurt, bestaat niet. De datum waarop een project begint, staat vast in elk projectplan. De datum waarop iemand er kritisch op terugkijkt, staat meestal nergens.
Documenteren zonder proces is geen leren
Williams beschreef het in 2007 al precies: lessen worden zonder gerichte inspanning én een aangewezen proces zelden opgenomen in breder organisatiebeleid. Dat "aangewezen proces" is waar het meestal misgaat — niet bij de wil om te leren, maar bij de afwezigheid van een moment dat daadwerkelijk in een agenda staat, met een naam ernaast. Een lessons-log die ergens in een projectmap ligt, is geen proces. Het is een archief dat wacht op iemand die het ooit opent.
De Algemene Rekenkamer constateerde in 2013 dat het onderlinge leerproces bij ICT-projecten van het Rijk nog in een beginstadium verkeerde. Een deel van de verklaring ligt voor de hand: als niemand vooraf heeft afgesproken wanneer en door wie er wordt teruggekeken, hangt leren af van individueel initiatief. Individueel initiatief verliest het, iedere keer weer, van de eerstvolgende deadline die wél een datum heeft.
Wat wel werkt: de datum vastleggen vóórdat het project begint
Vier onafhankelijk ontwikkelde kaders — OECD DAC, de Britse Gate 5, de PRINCE2-praktijk en het CIPP-model van Stufflebeam — komen zonder onderlinge afstemming uit op dezelfde bouwstenen: baten toetsen tegen de oorspronkelijke belofte, onafhankelijke validatie, en vooraf vastgestelde criteria. Die laatste bouwsteen wordt meestal gelezen als "spreek van tevoren af waaraan je toetst." Er zit een praktischer laag onder: spreek ook van tevoren af wanneer je toetst, en wie dat doet.
Dat is het verschil tussen een project dat wél wordt geëvalueerd en een project waarvan de evaluatie oplost in de waan van de volgende week. Niet de kwaliteit van de criteria is dan het probleem, maar het ontbreken van een ingepland moment om ze te gebruiken.
Concreet: leg het vast bij de start, niet bij het afscheid
Wie een project opstart, plant een kick-off, een tussentijdse voortgangscheck en een opleverdatum. Een evaluatiemoment hoort in diezelfde planning, met dezelfde status: een datum, een verantwoordelijke, een agenda-item — niet een goed voornemen dat wordt uitgesproken zodra het project al bijna voorbij is. Leg die datum vast op het moment dat het project wordt goedgekeurd, niet op het moment dat het wordt afgesloten. Dan is het geen borrelpraat meer, maar een afspraak.